System elektronicznego obiegu dokumentów eDokumenty to narzędzie, którego zadaniem jest aktywna pomoc w utrzymaniu spójnego i zorganizowanego przepływu korespondencji i dokumentacji.
System składa się z modułów mających na celu wierne odwzorowanie rzeczywistego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Za pomocą systemu można rozdzielać dokumenty i zadania pracowników . Tym samym ułatwia on kontrolę nad przepływem zadań i informacji. Dodatkowo system umożliwia rejestrację wszelkiego rodzaju kontaktów niezbędnych dla podtrzymywania relacji z klientami.

Korzyści z wdrożenia

Uporządkowanie obiegu dokumentacji w firmie:
• zmniejszenie czasu potrzebnego na wyszukanie dokumentu,
• szybkie wyświetlenie zawartości dokumentu,
• eliminacja przypadków zagubienia lub zniszczenia pisma,
• szybki podgląd obiegu dokumentu w obrębie organizacji,
• zamieszczanie informacji o dokumencie w formie notatek i komentarzy.

Obsługa spraw:
• stały dostęp do dokumentu źródłowego dla wszystkich zainteresowanych osób,
• identyfikacja osoby odpowiedzialnej za prowadzenie sprawy,
• szybka weryfikacja statusu sprawy.

Wspólna baza danych klientów:
• baza jest na bieżąco aktualizowana przez wszystkich uprawnionych pracowników,
• rejestrowanie informacji o klientach odbywa się z wielu miejsc w systemie,
• baza jest regularnie archiwizowana i chroniona.

Zarządzanie pracownikami:
• osobiste przydzielanie zadań na podstawie dekretowanych dokumentów,
• szybkie przesyłanie wytycznych do zadań,
• podgląd stanu realizacji przydzielonych zadań.

Oszczędności:
• system eliminuje konieczność wykonywania kopii dokumentów,
• mniej wykorzystuje się urządzenia biurowe typu kserokopiarka, drukarka,
• centralizacja obsługi korespondencji - tylko jedna osoba zajmuje się drukowaniem i wysyłaniem pism.

Bezpieczeństwo informacji:
• system opiera się na zaawansowanych technologiach kryptograficznych,
• klient sam decyduje o uprawnieniach przyznawanych pracownikom,
• bez loginu i hasła nikt nie jest w stanie przeglądać zawartości systemu,
• dane są regularnie archiwizowane.

Cechą szczególną systemu eDokumenty jest jego intuicyjność. Podstawowy interfejs użytkownika jest wzorowany na popularnych klientach pocztowych. Daje to poczucie znajomości systemu już od momentu pierwszego uruchomienia.

Bardzo ważnym aspektem w przypadku obiegu dokumentów jest bezpieczeństwo danych. Zastosowana technologia klient-serwer powoduje, że wszelkie dane przechowywane są na centralnym i zabezpieczonym serwerze, a nie na stacjach roboczych. W przypadku kradzieży sprzętu firma nie traci najważniejszego elementu – wiedzy.

Wykorzystanie technologii AJAX to kolejna cecha wyróżniająca system eDokumenty. AJAX w sposób rewolucyjny poprawił komfort i szybkość pracy. Najważniejszą zaletą dla użytkownika jest możliwość otwarcia kilku okien z danymi w jednej przeglądarce i przełączania pomiędzy nimi.